Plan van aanpak
Geen enkele uitdaging ontstaat vanuit het niets. Naarmate de organisatie groeit, verandert de behoefte van een eerder logische aanpak. Om te begrijpen waarom de dingen zijn zoals ze zijn, duikt Bas in een stukje historie. Vervolgens zoekt hij informatie die hij als ‘buitenstaander’ nodig heeft om de planningen rond te maken. Vervolgens schrijft hij een gedetailleerd stappenplan, waarin hij de weg naar een gestroomlijnde planning en manieren om die te optimaliseren uitwerkt.
Efficiënte personeelsinzet
Personeel blijft vaak een van de grootste kostenposten. Ook binnen een fabriek. Een deel van die planning vul je in met vaste medewerkers, de rest huur je in. Maar hoe weet je nu exact hoeveel mensen je nodig hebt? Daarvoor ziet Bas al snel dat een directe lijn met de productieplanning geen overbodige luxe is. Door met de productieplanner rond tafel te gaan, achterhaalt hij de productieaantallen voor de aankomende tijd. Dit legt hij naast de capaciteit van ondersteunende machines, zoals automatische palletizer. Door de capaciteit van deze machines inzichtelijk te maken, weet hij ook of en hoeveel aanvullende mankracht er nodig is.
“De inzet van onze automatische palletizer hing af van de productieaantallen die we draaiden. Was die hoog, dan waren er handstapelaars nodig. Door de productieplanning naast de personeelsplanning te leggen, kon ik de juiste aantallen mensen inzetten.”
Focus op kerntaken
Per productielocatie verzorgen de teamleiders per ploeg zelf hun personeelsplanning. Met een team van gemiddeld 100 mensen per ploeg is dat niet bepaald een peulenschil. Wekelijks plannen ze een dag in om het rooster rond te maken. Reken dat door voor drie teams/ploegen en de teamleiders zijn maandelijks twaalf dagen bezig met randzaken binnen hun functie. Met het overdragen van de planning creërt Bas meer rust en focus voor de teamleiders hun kerntaken. Voor de medewerkers op de vloer verschuift het aanspreekpunt. Toch geeft dat meer overzicht, want voor personeelsgerelateerde zaken kunnen ze nu bij één persoon terecht.
Eén aanspreekpunt
Naast verandering voor teamleiders en Operators ontstaat er ook een waardevolle samenwerking met collega’s op kantoor. Tijdens kantooruren is er steeds iemand aanwezig, waardoor ze sneller kunnen schakelen. In wekelijkse overleggen bespreken ze de planning, waarbij ze knelpunten direct oplossen en eventuele inzet van een extra lijn eenvoudig afstemmen. Ook het contact met uitzendbureaus verloopt nu via één persoon. Dat leidt tot meer grip op de planning, met name voor het inzetten van uitzendkrachten. Door het overzicht geheel bij één aanspreekpunt neer te leggen, creërt Bas een uniforme werkwijze met duidelijke afspraken richting collega’s en derden.
“Om het weekrooster te maken, werkten de teamleiders een dag op kantoor. Daardoor miste ze per week één dag één persoon op de vloer. Doe je dat voor drie teams dan zijn dat twaalf dagen voor een productielocatie.”
Competenties inzichtelijk maken
Naast de inzet van personeel aan de productielijn kijkt Bas ook naar het benodigd aantal mensen. Door kwalificaties en competenties toe te kennen aan diverse werkzaamheden, probeert hij output te vergelijken. Want hoe komt het bijvoorbeeld dat team 1 meer productie draait ten opzichte van team 2 op dezelfde lijn? Met een inzicht in benodigde competenties en kwalificaties per productielijn achterhaalt hij wat er nodig is op iedere plek. Om de juiste mensen op de juiste plek te zetten, wil hij weten wie er over welke competenties en kwalificaties beschikt. Tot dusver zat die kennis enkel in de hoofden van de teamleiders. Om de kennis overdraagbaar te maken, start Bas met het registreren van competenties en bijbehorende niveaus van zijn productiecollega’s.
In de praktijk blijkt die competentieregistratie niet zo eenvoudig. Waar Bas in het begin kwaliteiten toeschrijft aan een werkplek, blijken er in de praktijk niveauverschillen (voor de competenties) die daar nodig zijn. Voor een goede planning is het belangrijk om de juiste competenties en kwalificaties te registeren. Zo registreert hij wie hij waar het beste in kan zetten.
Registraties blijven updaten
Om die competenties up-to-date te houden, zit hij tweewekelijks met de teamleiders. Daar vertellen zij over het werk, nieuwe competenties bij teamleden en bespreken ze de doorgroeimogelijkheden voor de mensen op de vloer. Zo groeien ze toe naar een uitgebreid Exceldocument waarin Bas de vaardigheden bijhoudt en bijwerkt.
“Wie kan wat en wie doet het waar het beste? Dat zat allemaal in de hoofden van de teamleiders. Die kennis had ik als ‘buitenstaander’ nodig om tot een goede planning te komen. Om ook niveauverschillen te registreren ging ik in tweewekelijks in gepsrek met de teamleiders over de competenties.”
Personeelsprocessen automatiseren
Het huidige planningsysteem blijkt ontoereikend. Zo missen de basisfunctionaliteiten om competenties op te slaan en opname van verlof real-time te verwerken. Ook de communicatie tussen het huidige planningsysteem en aanvragen van uitzendkrachten vraagt om meer informatieregistratie. Naast het stroomlijnen van de personeelsplanning en -processen ontstaat een tweede onderzoeksvraag: de noodzaak van het inzetten van een planningsysteem. Het antwoord van Bas? Ja, voor verschillende teams in drie ploegendiensten is dat noodzakelijk.
Meer dan alleen planning
De zoektocht naar een planningsysteem begon met het opzetten en uitbreiden van een specificatiedocument. Waar moet het systeem aan voldoen? Steeds meer collega’s van andere afdelingen haakt Bas aan. Denk aan HR, mensen die zich bezighouden met de urenregistratie en IT. Ook voor die collega’s heeft de implementatie van een nieuw systeem implicaties. Om een beeld te krijgen van wat er op de markt beschikbaar is, plant hij diverse demo’s in. Op basis van de presentaties en beoordelingsdocumenten maakt hij, vaak in samenwerking met iemand anders, de keuze om een vervolg te plannen.
“De urenregistratiesoftware leverancier verzorgde een van de demo’s. Dat vond IT weer handig, want zo wordt het IT landschap niet te groot. Je staat er op dat moment niet bij stil, maar je bouwt langzaam je specificatiedocument uit en brengt alle onderdelen in kaart.”