Situatieschets
Een warm welkom, zo beschrijft Bas de start van het project en begint hij met oriënteren en de situatie in kaart brengen. Met de nodige ervaring als personeelsplanner bij een producent en distributeur van koffie op zak, start Bas aan zijn nieuwe opdracht.
Rondkijken & kennismaken
De eerste twee weken staan in het teken van een marathon kennismakingen en kopjes koffie drinken. Die tijd besteedt Bas nuttig. Na een aantal kennismakingen werkt hij een flowchart uit. Hierin schrijft hij op wie verantwoordelijk is voor wat. Bij iedere volgende kennismaking controleert hij die bevindingen en vult het document aan met nieuwe informatie. Op die manier ontstond er een accuraat bestand van de huidige situatie.
Na het in kaart brengen van de huidige situatie werkt Bas samen met zijn manager een gedetailleerd stappenplan uit. Vervolgens start hij met de operationele planning van een team. Daarin nam hij steeds meer informatie op, van competentieregistratie tot verlofafspraken. Om de verwachtingen te managen en de werkdruk behapbaar te houden, komen ze eens per twee weken bij elkaar. Zo toetsen ze of ze nog steeds op plan liggen.
“Rondkijken en kennismaken, daar startte ik mee. Tegelijkertijd bouwde ik een flowchart op waarin ik alle processtappen en verantwoordelijkheden opnam. Bij een volgende kennismaking nam ik deze dan weer door. Zo breidde ik mijn werkdocument steeds uit door het te verifiëren en aan te vullen. Dat leverde een accuraat bestand op waarmee ik verder kon.”